Monilla on kokemusta päänvaivasta, joka liittyy matkalaskuihin, kilometrikorvauksiin ja päivärahoihin. Perinteisesti näitä on hoidettu kuitteja keräämällä ja hyvin manuaalisesti, mutta onneksi digitalisaatio on tehnyt matkalaskujen käsittelystä asteen helpompaa. Nykyisin yrityksissä onkin mahdollista hoitaa matkalaskujen kirjaaminen ja hyväksyminen alusta loppuun täysin digitaalisesti eTaskun avulla.
Kilometrikorvausten laskutoimitukset automaattisesti
Kotimaisen Accountor-konsernin omistamaa eTaskua käyttää jo yli 20 000 yritystä. eTasku tarjoaa tehokkaan työkalun kilometrikorvausten käsittelyyn, mikä poistaa yleisen päänvaivan ajokilometrien kirjaamiseen ja kilometrikorvausten maksamiseen liittyen. Matkalaskut tulevat käsitellyksi täysin digitaalisesti, kun käyttäjät voivat merkitä sovellukseen matkansa lähtöpisteen, mahdolliset etapit ja päätöspisteen.
Palvelu on tehnyt työmatkojen kirjaamisesta aiempaa huomattavasti helpompaa ja nopeampaa. Perinteisestihän kuitteja on otettu johonkin jemmaan ja sitten yritetty myöhemmin kaivaa ja toimittaa ne kaikki kirjanpitoon. Nykyisin kaiken voi hoitaa minuuteissa ja järjestelmä laskee automaattisesti oikeat kilometrikorvaukset, jotka perustuvat ajankohtaisiin verohallinnon ohjeisiin ja kilometrikorvausten määriin.
Automaatiossa on sekin hyvä puoli, että näppäilyvirheet ja muut inhimilliset virheet poistuvat tai vähintäänkin minimoituvat. Samalla automatisoitu kilometrikorvausten laskeminen poistaa työhön tarvittavaa aikaa, joten työntekijät voivat käyttää aikansa tehokkaammin todellista arvoa tuottaviin tehtäviin.
Päivärahat maksuun vaivattomammin
eTasku voi poistaa monia yrityksen matkalaskutukseen ja päivärahojen maksamiseen liittyviä ongelmia. Palvelua käyttämällä sekä koti- että ulkomaanpäivärahat tulevat lasketuksi automaattisesti, joten se poistaa inhimilliset virheet laskennassa ja varmistaa myös, että korvaukset ovat aina myös verotuksen näkökulmasta oikeat. Esimerkiksi verovapaat matkakustannusten korvaukset muuttuivat vuonna 2024.
Digitaalisen päivärahojen laskemisen ansiosta työntekijät voivat saada korvaukset aiempaa nopeammin. Työntekijöiden ei myöskään enää tarvitse olla huolissaan päivärahojen laskemiseen liittyvistä laskuvirheistä, mikä voi näkyä myös kasvavana tyytyväisyytenä omaa yritystä ja työmatkustamista kohtaan. Hyödyt voivat siis olla yrityksessä hyvin monipuolisia.
Maksaminen onnistuu vaikka välittömästi
Digitalisaation keskeisiä hyötyjä ovat prosessien tehostuminen, nopeutuminen ja helpottuminen. Tämä luo yritykselle kilpailuetua, voi parantaa kannattavuutta ja siten näkyä positiivisesti tilikauden lopussa viivan alla. Kirjanpidosta aiheutuu yrityksille vuositasolla suuria kustannuksia ja lisäksi se sitoo usein aivan turhaan myös esimerkiksi myynnin ja muun henkilöstön resursseja.
eTaskun avulla yritykset voivatkin digitalisoida monia kirjanpitoon liittyviä tehtäviä ja siten tehostaa omaa toimintaansa. Palvelun avulla matkalasku siirtyy välittömästi sen tallentamisen jälkeen johdon tai kirjanpitäjän käsiteltäväksi, mikä tehostaa ja nopeuttaa maksatusprosessia huomattavasti. Palvelu poistaa viiveet, jotka ovat perinteisesti syntyneet paperisten laskujen käsittelyssä, selvittelyssä ja hyväksynnässä. Näin ollen matkalaskujen käsittelystä ja hyväksymisestä on tullut helpompaa myös johdolle ja kirjanpitäjille. Myös tilitoimistot voivat päästä vähemmällä, kun kaikki kirjaukset on tehty digitaalisesti.
Kun viiveet poistuvat, kasvaa yrityksessä samalla kontrolli menoista. Tämä puolestaan voi auttaa budjetoinnissa ja suurten päätösten tekemisessä myös kesken tilikauden. Kun kirjanpito on koko ajan ajan tasalla, ei suurten päätösten ja esimerkiksi uusien rekrytointien tekemistä tarvitse odottaa tilinpäätöksen jälkeiseen aikaan.
Myös viesti työntekijöille
Kun matkalaskujen kirjaaminen siirtyy manuaalisesta vihkoon kirjaamisesta digitaaliseen järjestelmään, kuten eTaskuun, työn mielekkyys voi kasvaa huomattavasti. Palvelu poistaa toistuvia ja aikaa vieviä tehtäviä, mikä vapauttaa aikaa palkitsevampiin ja enemmän arvoa tuottaviin työtehtäviin. Käytännössä tämä voi lisätä tyytyväisyyttä omaa työtä kohtaan ja sitä kautta myös uskollisuutta omaa työnantajaa kohtaan.
Kätevät digitalisoidut järjestelmät ovat viesti työntekijöille, että heidän työhyvinvointinsa otetaan huomioon ja että heidän taakkaansa halutaan turhien tehtävien osalta karsia. Matkalaskujen nopea käsittely varmistaa, että työntekijät saavat korvauksensa ilman turhaa odottelua ja pitkäksi venyneitä hyväksymiskierroksia, mikä on erityisen tärkeää niille, jotka matkustavat työnsä puolesta paljon.
Comments are closed.